Lorsqu’une entreprise ou une structure s’équipe de votre part informatique, beaucoup considèrent que celle-ci n’a plus qu’à être tout simplement utilisée une fois installée. Pourtant, ce type de matériel professionnel nécessite un entretien régulier pour demeurer performant et certaines réparations qui sont dues à son usure normale. L’entretien d’une machine peut sembler obsolète, voire complètement inutile.

Pourtant, c’est une intervention qui doit être effectuée régulièrement afin de prolonger la durée de vie d’une machine et d’éviter les pannes. Ce type de prestation est effectué par un technicien qui s’assure de manière régulière que la machine fonctionne bien, il recharge les consommables, remplace les pièces usées et nettoie le dispositif en cas de besoin avant de finaliser son intervention par une révision.

L’entretien étant une opération préventive, elle est effectuée par un professionnel dans le cadre d’un contrat d’entretien qui peut être souscrit par l’entreprise ou la structure qui achète ou loue l’appareil.

Ce type de contrat peut être signé auprès de SYSTINFOR. Lorsque l’entretien n’est pas effectué ou lorsque l’appareil est âgé ou défectueux, il est alors question d’une intervention curative. Il s’agit dans ce cas de maintenance. Le technicien intervient dans les locaux de l’entreprise ou de la structure en cas de panne afin de réparer l’appareil sur place ou ultérieurement.

Ce type d’opération peut être effectué dans le cadre d’une intervention ponctuelle (hors contrat, avec un délai plus long) ou dans le cadre d’un contrat de maintenance, souscrit auprès de nous (le délai d’intervention est alors plus rapide).

Les différentes prestations de maintenance disponibles

Entretenir son matériel est indispensable pour assurer son bon fonctionnement et prolonger sa durée de vie. Souscrire un contrat de maintenance est une bonne solution pour profiter d’une prestation de qualité sans avoir à gérer les démarches d’entretien de la machine. Ce type de contrat d’entretien se compose de deux catégories de services, à savoir la prévention au travers d’un entretien régulier du matériel et la curation qui consiste en la réparation de la machine en cas de panne ou de défaut.

À cela peuvent s’ajouter certaines options liées à la formule de contrat choisie auprès du prestataire.

La maintenance préventive : l’entretien d’une machine

Ce type de prestation préventive comprend les opérations suivantes :

• Les réglages de la machine : lorsque la machine est livrée à la structure qui l’achète, l’installateur effectue les réglages nécessaires à son bon fonctionnement. Dans le cadre de la maintenance préventive, le technicien vérifie que ces réglages sont toujours conformes et il les modifie si tel n’est pas le cas ou si les besoins de la structure ont évolué. Ces réglages sont divers et concernent aussi bien les consommables, que la qualité d’impression ou encore la résolution, le bac à papier, la connexion, etc.
• La révision de l’appareil et la vérification du matériel : ces opérations consistent à vérifier que chaque pièce fonctionne convenablement et demeure conforme à l’installation et aux attentes de l’entreprise. Elles comprennent un nettoyage de certaines parties potentiellement encrassées de la machine.
• Le bourrage du papier : le bourrage du papier est fréquent puisqu’il se produit lorsque celui-ci se coince dans une partie de la machine. Le technicien démonte la partie concernée et décoince le papier avant de remettre la photocopieuse en marche et vérifie que rien ne risque d’entraver la libre circulation de celui-ci.
• La réduction de la qualité de l’impression : au fil du temps, l’appareil peut s’user, et ce plus au moins rapidement. L’une des incidences de son vieillissement est la qualité d’impression qui se voit naturellement réduite. Le technicien veillera à régler celle-ci pour l’améliorer, dans la mesure du possible.
• Le défaut de connexion : le technicien vérifie que la machine est bien connectée au réseau et que le lien se fait convenablement avec les différents postes de travail. Il s’agit dans ce cas des copieurs numériques.
• Le message d’erreur : le technicien interprète le message d’erreur qui peut s’afficher sur l’écran du photocopieur. Dans ce cas, il effectue les interventions nécessaires pour remédier à la problématique et s’assurer qu’elle ne se reproduise pas.

L’assistance curative : la réparation de la machine

Cette forme de prestation comprend les interventions suivantes :

• L’assistance téléphonique en cas de panne : en cas de panne de la machine, une première assistance est effectuée par téléphone pour aider le client à résoudre lui-même la problématique.
• Le dépannage en cas de panne ou de défaut : lorsque la solution ne peut être apportée par le client, le prestataire envoie son technicien sur place pour effectuer les réparations du matériel.
• La formation des utilisateurs de la machine : les techniciens en maintenance peuvent former les utilisateurs de l’appareil afin de leur apprendre à la faire fonctionner de manière optimale ainsi que les bons gestes à adopter en cas de panne.

D’autres options sont possibles, comme le remplacement de l’engin lorsque la durée de la réparation impacte ou est susceptible d’impacter l’activité de l’entreprise ou de la structure, ainsi que la reprise du matériel lorsque celui-ci est défectueux ou ancien.

La réparation en cas de panne d’un appareil

En cas de panne, se met en place une procédure d’intervention classique dans le cadre d’un contrat de maintenance. La société ou la structure contacte le service technique du prestataire.

Au moyen de l’assistance téléphonique, ce dernier effectue un premier diagnostic à distance selon les constats et les propos rapportés par le client. Le technicien se rend ensuite sur place dans un délai plus ou moins rapide (24 à 48 heures en moyenne) et se charge d’effectuer les réparations nécessaires, le remplacement des pièces usées et une révision de la machine.

En revanche, dans le cadre d’une intervention ponctuelle (hors contrat de maintenance), un premier chiffrage est proposé selon les réparations à effectuer et un devis express détaillé est ainsi soumis à l’entreprise par l’opérateur en maintenance. Lorsque la structure donne son accord, un technicien intervient sur place dans un délai plus ou moins long. Il se charge alors des réparations de l’appareil, en modifie les pièces défectueuses et effectue une révision complète.